اهداف اصلی ایجاد تنخواه گردان را می توان بشرح ذیل خلاصه نمود

 الف – ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت

ب – کاهش حجم و هزینه عملیات پرداخت از طریق بانک

ج – افزایش میزان کنترل وجوه نقد

مسئول تنخواه گردان براساس سیاستهای داخلی و نیاز مدیریت معمولا به یکی از دو صورت زیر انجام وظیفه می نماید

الف – مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه ها و خریدهای مربوطه است که در این صورت جهت پرداختها برگ پرداخت خاصی در نظر گرفته نمی شود و اسناد خرید یا هزینه خود مبنای تهیه صورت خلاصه پرداختهای تنخواه گردان قرار می گیرد.

ب – مسئول تنخواه گردان صرفا” پرداخت کننده است و انجام عملیات خرید یا هزینه در حیطه وظایف وی نمی باشد. در این صورت جهت کلیه پرداختها فرم برگ پرداخت صادر می گردد و بر این اساس صورت خلاصه پرداختهای تنخواه گردان تهیه می شود.  

باید توجه داشت که صورت خلاصه های فوق الذکر فقط هنگام رسیدن به حد واریز و هم چنین در پایان ماه تهیه یا تکمیل و ارائه می‌گردند.

تنخواه گردان همانند حساب صندوق یک دارایی می باشد که ثبت عملیات آن همانند سایر وجوه شرکت می باشد و ماهیت آن هم بدهکار می باشد که برای درک بهتر آن با مثال توضیح می دهیم

برای ثبت عملیات مالی تنخواه گردان از دو روش زیر میتوان استفاده نمود:

الف) روش تنخواه گردان ثابت

ب) روش تنخواه گردان متغیر

مثال:

شرکت الف در تاریخ 31/2/88مبلغ ۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال تنخواه گردان را از طریق صدور چک در اختیار آقای محمدی یکی از کارکنان شرکت قرارداد. هزینه های انجام گرفته از محل تنخواه گردان آقای محمدی طی اردیبهشت ماه سال مذکور به شرح زیر است

آقای محمدی لیست هزینه های انجام شدۀ خود را پس از تأیید مدیر مربوطه به امور مالی ارائه نمود و امور مالی در تاریخ ۳۱/۰۲/۱۳۸۸ مبلغ ۱۸۴۲۰۰۰ ریال از طریق صدور چک در اختیار نامبرده قرار داد

همچنین در طی خرداد ماه سال مذکور هزینه های زیر از محل تنخواه گردان آقای محمدی انجام شده است

در پایان خرداد ماه نیز آقای محمدی لیست هزینه های انجام شدۀ خود را پس از تأیید مدیر مربوطه به امور مالی ارائه مبلغ ۱,۷۶۵,۰۰۰ ریال از طریق صدور چک در اختیار نام برده قرار داد.  نمود و امور مالی در تاریخ 31/3/88 مبلغ

مطلوب است ثبت رویدادهای فوق در دفتر روزنامه شرکت الف با دو روش تنخواه گردان ثابت و تنخواه گردان متغیر

همانطور که ملاحظه می شود، در روش تنخواه گردان ثابت، حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت وجه اولیه تنخواه گردان بدهکار  میشود و تا هر زمان که تنخواه گردان برقرار باشد، بدون تغییر میماند.

اما در روش تنخواه گردان متغیر، هرگونه هزینه های که از محل تنخواه گردان انجام می شود، در حساب تنخواه گردان ثبت می گردد لذا ماندۀ تنخواه گردان در طول زمان تغییر می نماید.

با توجه به این که در روش تنخواه گردان ثابت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان در حساب دفتر کل (یا حساب معین) تنخواه گردان ثبت نمی شود، اطلاعات مربوط به هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان از روی دفاتر کل یا معین تنخواه گردان قابل مشاهده نیست،

در صورتی که در روش تنخواه گردان متغیر، از روی حساب تنخواه گردان می توان کلیه هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان را مشاهده کرد.